最近、メールに関するトラブルが増えていると感じませんか？
その背景には、年々強化されているメールセキュリティの影響があります。
迷惑メールやウイルスメールを自動的に排除してくれるのは安心材料ですが、あまりにも強力になりすぎて本来届くべき大切なメールまで迷惑メールに振り分けられてしまうケースが増えてきました。
とくにホームページの問い合わせフォームから届くメールがこの影響を受けやすく、気づかず放置してしまうことでビジネスチャンスを逃すことも。
要因や対処法は様々なのでお困りの方はご相談頂ければと思いますが、実際のトラブル事例やその原因、そして対策方法をご紹介します。
但しどんなに対策をしても迷惑メールに分類されてしまうこともあるのでテキストでの事前の注意喚起や手動での対応も対処法の一つです。
気づかぬうちに問い合わせメールが迷惑フォルダに
ある企業では、ホームページのお問い合わせフォームからのメールが届いていないとのお声をいただきました。
テストしてみたところ、以下のような現象が判明しました。
- 問い合わせフォームからのメールが迷惑メールフォルダに入っていた
- しかも、件名に「【SPAM】」の表記が付いていた
- 自動返信メールも同様に迷惑フォルダに分類されていた
主な原因と対策
1. SPFレコードの未設定
迷惑メールと判定される主な理由のひとつが、SPFレコード（Sender Policy Framework）の未設定です。
SPFレコードとは？
「このドメイン（例：example.com）のメールはこのIPアドレス（例：〇〇〇）から送ります」といった送信元の正当性を証明する仕組みです。
メールサーバー側は、この情報を元にスパムかどうかを判断しています。設定されていないと「不審な送信者」とみなされ、迷惑メール扱いされる可能性が高くなります。
SPFの設定については、DNSの管理画面からの対応が必要です。詳しくは当社の以下の記事もご参考ください。
🔗 Googleアラートの迷惑メール対策
2. WordPress＋Contact Form 7の仕様
ホームページに使われることの多いCMSのWordPress。その代表的な問い合わせフォームプラグイン「Contact Form 7」では、初期設定のままだとSMTPを使わず、サーバー経由でメールが送信されます。
この方法は簡単な反面、信頼性が低く、迷惑メール扱いされやすくなります。
対策：WP Mail SMTP等の導入
「WP Mail SMTP」などのプラグインを使えば、Gmailや外部SMTPサーバーを経由して認証付きで安全にメール送信できるようになり、迷惑メールに振り分けられるリスクを軽減できます。
但し、プラグインの利用は別の不具合要因にもなりかねないので注意が必要です。
対策には時間とコストがかかることも。対処療法の検討も。
プラグインで対策しようとしても、WordPressのバージョンが古いとインストールやアップデートができないことがあります。
- 古いままだとセキュリティ上のリスクも高くなる
- テーマや他のプラグインとの互換性問題も発生しやすくなる
- メール以外のトラブルの温床にも…
対応としては、WordPress本体のアップデートやサーバー移行が必要になりますが、その際はバックアップや検証環境を用意した上で、慎重に対応する必要がある為、時間とコストがかかってしまいます。
まずは対処療法としてお客様への配慮をお願いすることも一つの方法です。
- メールソフト・サービス側でドメインのホワイトリスト（受信許可）設定をしてもらう
→ 例：「@wasabi3.com」を受信許可リストに追加 - 自動返信メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認いただくようフォームページや送信完了ページでアナウンス
例、
最近、一部のお客様において、当社からのメールが「迷惑メール」として処理されてしまうケースが報告されております。
大切なお知らせを確実にお受け取りいただくために、以下のドメインの受信許可設定をお願い申し上げます。
受信許可ドメイン：wasabi3.com
お手数ではございますが、お使いのメールサービスの設定にて、上記ドメインを「受信許可リスト（ホワイトリスト）」へご登録いただきますようお願いいたします。
送信内容の自動返信が届いていない場合は迷惑メールフォルダーもご確認ください。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
迷惑メールフォルダに入るだけでなく、件名に「SPAM」と付与されるケースでは、お客様のメール環境（プロバイダやフィルタ設定）にも依存します。
そのため、お客様宛の自動返信自体を見直し、あえて送信しないようにするという選択肢も検討できます。
メールのトラブルは「設定ミス」や「古い仕様」に起因するケースがほとんどです。
特にビジネス利用では、問い合わせメールの遅延や未達は致命的です。
セキュリティ強化の時代だからこそ、正しい設定と予防策が必要です。
迷惑メールへの分類や自動返信エラーなど、気になることがあればお気軽にご相談ください。
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