G Suite Essentials を活用した テレワークのススメ

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2019年から2020年。

たった一年で日本のビジネスモデルは大きな転換を迫られています。
ご存じ新型コロナウイルス感染症の影響で対面ビジネスは大きな打撃を受け、非対面のビジネスでも社内で感染症対策が必要になっています。
そんな中脚光を浴びているのが「テレワーク」

会社への出勤を減らすことで感染リスクの削減に繋がります。
テレワークのツールの一つとしてG Suite Essentialsというものがあります。
既に導入している企業もこれから導入を検討している企業も参考にして下さい。

テレワーク導入状況

先日参加したセミナーでの紹介データですが、
東京都内の30人以上の規模の会社で3月時点で導入率24%だったのが4月では2.6倍の62%。
導入している企業でテレワークの実施日が19年12月は月平均1.2日だったのが4月には12.2日とほぼ10倍になっています。

都内とその他地域ではまた状況も違うかと思いますが、実施するしないにかかわらず慌てないで済むように事前に対策と準備を進めておくことが大切です。

とはいえ経営状態が悪化している中大きな予算をかけることも難しい・・・。
そんな場合はG Suite Essentials がおススメです。

初期投資、導入コスト不要のテレワーク!

G Suite Essentialsはウィズコロナに対応したテレワークに必要なアプリを凝縮したGoogleのサービスです。

メリット
・初期費用不要で9月30日までなら月額費用(10$~)も不要
・クラウド型なのでインターネット環境さえあれば社員の自宅PCからでもアクセス可能なので環境整備の導入コストも不要
※個人パソコンからのアクセスだと色々と弊害も考えられるので企業でパソコンをレンタルして貸与するなども検討下さい。

似たようなサービスでGsuite(Basic、Business、Enterprise)というサービスもあり混乱してしまうので違いをお伝えします。

参考:Gsuite料金プラン

結論としてはG Suite Essentialsでなくても上記のGsuite Basic~Enterpriseのいずれかでもテレワークは可能です。

むしろ、後者の方がGmailとカレンダー、チャット機能が含まれるのでより高度に活用はできます。

では何故簡易版?のEssentialsができたかというと、メールは既に必ずといっていいほど企業で利用されているかと思いますが現在使用しているメールサーバーやメーラーからGmailへ移行しようと思うと色々と大変なハードルがありテレワークどころでなくなってしまうので、メールは現状のまま使用してもらい、それ以外の部分でG Suite Essentialsを活用してもらうという考えらしいです。

Essentialsは今すぐテレワークを考えている企業に特化したサービスともいえます。

G Suite Essentialsの機能

メインの機能は2つあります。

〇ビデオ会議 GoogleMeet(グーグルミート)

〇データ保管ツール(オンラインストレージ)のGoogleDrive(グーグルドライブ)と資料作成ツールのドキュメント、スプレッドシート、スライド。

テレワークというとビデオ会議のイメージが強いですが、ビデオ会議だけでは完全ではありません。

同じビデオ会議システムということでは最近有名なZoom等もありますが、

ビデオ会議をしている内に
この資料を共有したい、
あ、会社に資料忘れた
会社のパソコンにしか入っていない
等々

結局出社しないといけない羽目にもなります。

テレワークは人との人との距離だけでなく仕事のデータも遠くなってしまいます。

そんな時にG Suite Essentialsの第二の機能、グーグルドライブと資料作成ツールのドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用すれば仕事のデータとの距離も縮めることができ、活用次第では出社して仕事をするよりも効率的に行うことができます

G Suite Essentialsでテレワークをするメリット

具体的な活用シーンをいくつかご紹介します。

■お客さんと今すぐ対面で打ち合わせをしたい!
こんな時はMeetを使い相手を招待することで相手がグーグルサービスを使用していなくてもビデオ会議に参加してもらうことができます。
※承認作業が必要なので第三者が勝手に入ってくることもありません。

■みんなで会議をしたい
こんな時もMeetで複数人同時にビデオ会議が可能です。
リアルで全社会議を開く場合、交通費が必要になったり移動時間などの見えないコストもかかってきますが、Meetを使用することにより移動コスト、移動時間削減ができ、会議内容を録画し共有することもできるのでより効率的です。

■会議をより効率的に
会議につきものなのが議事録の作成や会議資料の事前準備です。
こんな時はドキュメント、スプレッドシート、スライドを活用することによりリアルよりも効率的に作業が可能です。
これらはMicrosoftのWord,Excel、PowerPointと同等の機能なのですがクラウド型のサービスなのでリアルタイムに複数人で同時作業が可能というメリットがあります。

例えば、

議事録をドキュメントで作成し会議中にリアルタイムで入力していけば認識違いなどを防ぐことができます。

営業成績や目標をスプレッドシートで作成しグラフ化すれば数字を変更するとどういう結果になるという変化がリアルタイムで分かるのでイメージが膨らみます。

事前資料としてのレジュメなどをスライドで作成すれば担当を複数人で分担することができ、出来たファイルを一つにまとめる作業も省けるので資料作成の負担を減らすことができます。

G Suite Essentialsを活用することでただテレワークをするだけでなく、効率的、生産的にすることが可能になります。
もちろん在宅だけでなく社内でも引き続き活用することもできます。

お気軽にご相談ください。

今まで色々と説明してきましたが恐らく文章ではイメージがつかないかと思います・・・。
導入ご検討されている方は画面を見ながらの確認も可能ですのでご相談下さい。