打ち合わせをビデオ会議Zoomで。導入方法

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記事内容のご紹介

Zoomのユーザー登録からアプリダウンロード、ビデオ会議前の必須な設定を確認できます。

Zoomとは

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により従来のビジネスモデルの大きな転換期と今なっています。緊急事態宣言に関しては解除、緩和の方向で自粛ムードも解消されるかもしれませんが、当面の間は今までのように気軽に対面での打ち合わせが難しくなるかもしれないので訪問せずに打ち合わせできる手段が重要になってきます。

今回はその中の一つ、ビデオ会議システムのZoomをご紹介します。

Zoomの公式サイトからビデオ会議という文言を使用しましたが、オンライン会議、リモート会議、テレビ会議等々名称様々でZoom以外にもハングアウトやスカイプ、Teemsなど色々なサービスがあるので必要に応じて使い分けて下さい。
なお、このようなクラウドサービスはセキュリティ上のリスクが常ですので重要な内容で使用する際にはご注意下さい。

Zoomの主な特徴
・ネット環境があればオンラインで無料で利用できる
(1対1は無制限。グループミーティングは40分、その他有料プランあり)
・お互いのPC画面などの共有、遠隔操作が可能
・バーチャル背景で自分以外の物を隠し自宅でも気軽に利用できる
・テキストベースのチャットも同時に利用できる
・録音録画が可能
・主催者の会議に参加するだけなら面倒なアカウント作成やインストール作業不要
・データ通信量が少なくてすむ(4MB前後/分。※スカイプの9分の1、Youtube低画質の4分の1)

スカイプとの違い

相手と無料でビデオ通話する為にスカイプを使用されたことがある方もいるかもしれません。オンラインでビデオ通話するという面ではZoomもスカイプも同じですが、スカイプは会議システムという概念よりも1対1の通話に特化しています。

Zoomは1対N(複数人)で使用することを想定されているので会議以外にもセミナーなどにも利用することができ、主催者と受講者としてお互いに別々の機能を利用できたりしますしセミナーへの招待や参加の仕方も簡単です。

Zoomの利用の流れ

会議を主催する主催者(ホスト)と参加者では異なります。

Zoomの利用の流れ(主催者)

  1. 環境準備
  2. ユーザー登録
  3. ミーティング開催(アプリダウンロード)
  4. 参加者を招待
  5. 参加を許可

1、環境準備

・パソコン、スマートフォンなどの利用端末
・インターネット環境
・マイク、スピーカー、ウェブカメラ
・Google Chrome(別ブラウザでも動作は可能ですが今回はクロームでのご紹介です)

オンラインでのビデオ会議ですので当然パソコンや、スマートフォンとネット環境が必要です。
スマートフォンであれば特に意識せず一式を利用できます。
パソコンの場合、音声利用だけもできますがせっかくですのでウェブカメラを設置しお互いに顔を見て会議できるようにしましょう。ノートパソコンの場合元々カメラが付いていることもあります。

2、ユーザー登録

  1. zoomの公式サイトからユーザー登録します。
  2. zoom公式サイト
    ※入口となるURLは色々あるようです。
    https://zoom.us/
    https://us04web.zoom.us/

    別ドメイン(zoom.us以外)の偽サイトには気を付けましょう。

  3. 「サインアップは無料です」となっているボタンをクリック、もしくはクリック前にメールアドレスの入力欄があればそちらにメールアドレスを入力。
  4. 生年月日を聞かれるので入力。メールアドレスが表示されるので確認ボタンをクリック
  5. ※規約上未成年(15歳以下?)はアカウント作成ができないようです。虚偽申請しても確認手段があるわけではないですが、違反した場合アカウント削除等がなされる恐れがあるので注意して下さい。教育機関などは管理者側で登録し使用させるなどの対応が必要です。

  6. 入力したメールアドレス宛てにアクティベーション(認証)のメールが届くのでリンクをクリック
  7. 「Are you signing up on behalf of a school?」 (教育目的ですか?)と書かれたページが表示されるので、いいえを選択。
  8. 姓名パスワードを入力
  9. ※初めが名なのでご注意下さい。

  10. 仲間を増やしましょう。の招待欄は空欄で構わないので手順をスキップ
  11. 「テストミーティングを開始」 と書かれたページが開いたらZoomのユーザー登録は完了

3、ミーティング開催(アプリダウンロード)

テストミーティングのページで、ミーティングを今すぐ開始かマイアカウントへの移動選択肢があります。
今までブラウザ上で作業していましたが、Zoomには専用アプリがあります。
ブラウザのみでミーティングも可能ですが(スマートフォンの場合はアプリ必須)、使い勝手の良い専用アプリから今後は作業してみましょう。

  1. ミーティングを開始を選択
  2. ダウンロードリンク(テキスト)が表示されるのでそちらをクリック
  3. ※アプリをダウンロードせずにブラウザ上で行いたい場合は「ここをクリック」すると表示される下部テキストの「こちら」をクリックします。

  4. ファイルを保存し実行
  5. アプリが立ち上がるのでコンピューターでオーディオに参加
  6. 左下のビデオを開始をクリックしカメラを有効化
  7. ※カメラ映りや角度を確認します。周りの背景も映ってしまうかとおもいますがバーチャル背景を利用することで悩みを解消できます。

    設定を変更するために一旦右下の終了(赤ボタン)からミーティングを終了

  8. アプリのサインイン画面からサインイン。ユーザー名とパスワードを入力
  9. 右上のユーザー名から設定ボタン(歯車)をクリック
  10. バーチャル背景をクリックしいくつかの候補から好きなものを選択しダウンロード
  11. ※公式に上がっている背景以外にも色々なZoom用背景が提供されているので探してみて下さい。

  12. その他色々な変更がこの設定画面からできるので独自にカスタマイズして下さい

Zoomのユーザー登録から必須な設定までご紹介しました。
次回は実際にビデオ会議でミーティングする方法をご紹介します。


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