サーバーに溜まったメールの削除方法

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メーラーの受信設定で、「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す」というようなチェック項目があります。
これはチェックした方がいいでしょうか、しない方が良いでしょうか。
昔からずっと同じメール(メールサーバー)を使用している場合はチェックが無い場合が多いかもしれません。
というのもサーバーにコピーを残すということはどんどんメールが蓄積されていきメールサーバーの容量が圧迫されていきます。メールサーバーの契約プランによっては容量制限などがあり一杯になると送受信ができなくなったり、解除しようとすると追加費用がかかったりするのでチェックを外し残さない設定にすることがあります。
昔は今よりもサーバースペックが低かった為残さない傾向が多いように見受けられます。
では、チェックをしてサーバーに残すメリットはなんでしょうか。
例えばパソコンAでOutlook2019を使ってメールの送受信を行っていました。パソコン買い換えに伴ってパソコンBを導入しました。メールデータのバックアップを取らずにパソコンAを破棄してしまってもパソコンBにメール設定をすることで今まで受信メールが再度サーバーからダウンロードされ復活することができます。(※送信済みメールは戻りません)
または一つのメールアカウントを複数人、複数台のパソコンで運用する場合、一人が受信しても同じメールが他の方のパソコンにも届くのでミスを減らすことができます。
特にサーバー容量的に問題にならないのであれば「取得したメッセージのコピーをサーバーに残す」にチェックをした方が便利です。
但し、新しいパソコンのメーラーを使って設定するときに今まで処理したメールも全部ダウンロードされたらややこしいと感じる時は都度メールサーバーに蓄積されたメールを処理するのもおススメです。

メールサーバーに蓄積されたメールの削除方法

主に二つの方法があります。
一つはメール受信をPOPからIMAPに設定変更もしくは設定を追加してそこから削除
POPとはメールサーバーに溜まったメールを自分のパソコン(メーラー)にダウンロード(コピー)するイメージなのでoutlook2016等のメーラー上でメールを削除しても元のサーバーに溜まっているメールは消えません。
対してIMAPはメールサーバーと同期させる方法なので、メーラー上でメールを削除するとサーバーに溜まったメールも同時に削除されます。
こちらの方法はサーバーによって詳細異なるので割愛します。
二つ目はウェブメーラーでログインして直接削除する方法です。
メールサーバーでウェブメーラーが提供されている場合、こちらの方が簡単なのでおススメです。

ウェブメーラー:ラウンドキューブでメールの削除

KDDI系のCPIというレンタルサーバーではラウンドキューブというウェブメーラーが提供されています。
■ログイン画面
https://roundcube.secure.ne.jp/
ユーザー名(メールアドレス)とパスワードはメール設定時のもの。
上記にログインして消したいメールを選択(Ctrlで個別選択、Shiftで一括選択)し削除ボタンを押せばゴミ箱に移動されます。
バックスペースでも削除できますが、注意としてバックスペースを押し続けると全て消えてしまう可能性もあるのでご注意下さい。
ゴミ箱からも消すと完全削除ですがこの時も確認のアラートが上がらず一気に消えてしまうことがあるのでバックスペースは要注意です。

是非ご相談下さい

メールは今の時代ビジネスの肝ですが、昔から使われていることもありプロバイダーのメール(〇〇@●●.ocn.ne.jp等)をそのまま使っているなど運用体制も古いままの場合も多いです。メールの設定代行や運用サポートなどお困りのことありましたらお気軽にご相談下さい。
お問い合わせ
※ラウンドキューブの個々の機能の質問やメーラー設定等は他社のサービスになるためお答えしかねます 。


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