ホームページ制作会社に制作を依頼することになり、いざホームページ制作用の素材を集めたとなった時にどうしているでしょうか。
テキスト文章であればメールに直接入力したり、Wordファイルを添付するなどで良いですが、画像素材の場合一つ一つの容量も大きくメールに添付できないことも。
またバラバラと送ることになると制作会社、クライアント双方で確認の手間がかさんでしまいます。
よくあるのが一度送ったファイルを内容修正して上書き保存したものをそのままのファイル名で送ってしまいどれが最新バージョンなのか分からなくなってしまうことなど。
そんな時はGoogleドライブを活用して解決しましょう。
Googleドライブとは
Googleが提供するオンラインストレージサービスのことです。オンラインストレージと書くと分かりにくいですが、イメージとしては自分のパソコンの中（ローカル環境）にフォルダーを作ってファイルを管理する感覚で、インターネット（クラウド）上にフォルダーを作って必要なファイルを保存することができます。
仮に災害等が起きて自分のパソコンが壊れてしまってもファイルはインターネット上に保存されているので復活させることができます。
複数人で分担して素材準備をする時にメールだと基本1対1のやりとりになるので同じ素材が重複してしまうこともありますが、担当者全員に共有すればそれも問題ありません。
Googleドライブ主なメリット
・様々なファイルを保存できる
・ファイルやフォルダーを丸ごと別の人間と共有できる
・Googleアカウントがあれば他のパソコンやスマートフォンでどこからでもアクセスできる
・仮に自分のパソコンが壊れてしまってもデータはクラウド上に保存されているので安心
・Googleドキュメントを利用することで共同編集も可能。
Googleドライブ利用手順
色々な方法でログインできますがGmailを起点とした方法をご説明します。
- Gmailにログインします。
- Gmail管理画面の右上、ルービックキューブマークを選択し三角形マークの「ドライブ」を選択。
- Googleドライブの管理画面が表示されます。
各自のカスタマイズやバージョンアップにより画面や操作法が異なる場合があります。
利用手順としては以上です。
Googleドライブを使いフォルダー共有（新規作成）
ファルダー作成と共有方法をホームページ制作会社とクライアントの具体的事例をあげて使い方を紹介します。
■設定
・ワサビ（ホームページ制作会社）
・神戸（クライアント仮）
ワサビとサイトマップ（下記）の構成通りにファイルを共有したい場合。
・案内
・サービス紹介
・特徴
・代表挨拶
・お問い合わせ
- Googleドライブの管理画面より左上、赤い「新規作成」を選択。
- １で出来たフォルダーを右クリックし「共有」を選択します。
- 共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。
- １で出来たフォルダーをダブルクリックします。
- ページ上部が
マイドライブ＞ワサビ・神戸-ホームページ素材 となっていることを確認します。 - １と同じ手順でフォルダー内に「案内」「サービス紹介」「特徴」「代表挨拶」「お問い合わせ」と各フォルダーを制作します。
- 各フォルダー内に素材をアップロードします。
+マークのフォルダーを選択し名前「ワサビ・神戸-ホームページ素材」と入力。するとオンラインストレージ上にフォルダーが作成されます。
※フォルダー名は任意ですが、共有することを考え自社名と制作会社の名前を入れるのが分かりやすいかと思います。
※相手がグーグルアカウントを取得している必要があります。
※これで今後このフォルダー以下に制作したファイルやフォルダーは全て相手と共有されることになります。
Googleドライブに素材をアップロード
ローカル環境（自分のパソコン）からアップロードしたい素材を選択しドライブの管理画面にドラック＆ドロップすると複数ファイルでも簡単にアップロードができます。
ブラウザによってはドラック＆ドロップができない場合があります。
その場合はGoogleドライブの管理画面より左上、赤い「新規作成」を選択。上向きマークのファイル、フォルダーのアップロードを選択しアップロードしたいファイルを選択し「開く」をクリックするとアップロードができます。
Googleドライブでの注意点
更新通知と連絡
Googleドライブを活用するとファイル交換の手間が軽減されるので是非活用して下さい。但し、ファイルアップや更新の通知が相手に届いていない場合もあるので注意が必要です。
容量
画像は容量が大きいファイルなのでドライブの容量にも注意する必要があります。
今までGoogleドライブを使用したことがなくてもGmailを使用している場合はGmailとドライブの容量が共有されているので使える容量が限られていることがあります。
自分の容量に余裕が無い場合は追加購入するか、オーナー権限を譲渡する方法があります。
Googleドライブオーナー権限の譲渡
- 共有しているフォルダーを選択、右クリックして共有をクリックします。
- 共有されているユーザーの一覧が表示させるのでオーナーに変更したいユーザーの編集アイコンをクリックします。（赤枠部分）
- オーナーを選択して変更を保存します。
注意点としては一度オーナーを外れると権限を戻すことができないので戻す場合はオーナーに依頼する必要が出てきます。
まとめ
普段GmailやGoogleドライブを利用していない方には慣れない作業になるかもしれませんが、複数人で作業する際には便利なメリットもあるので是非チャレンジして活用してみましょう。
