ビジネスにおいてメールは必須のツールになっています。
メールは便利な反面トラブルが起きた際には業務に支障が起きることも考えられるので予め対処法を考えておくことが大切です。
メールのトラブルは原因が多岐に渡りますが今回はメールサーバーのトラブルの場合をご紹介します。
今まで問題なく受信出来ていたのにふと気づくと新着メールがこないなと思うことは無いでしょうか。POP受信でメーラー設定している場合、一定時間で新着メールをサーバーに確認に行くのですがサーバートラブルが起きている場合取得できないことがあります。
一時的な障害の可能性もありますが数十分続く場合もありますのでサーバーの障害情報を一度確認してみましょう。
メールサービス障害の確認方法
A社の場合：障害・メンテナンス情報
GoogleApps（G suite)の場合：Apps ステータスダッシュボード
参考：Outlook および Outlook Express で送受信時に表示されるエラー メッセージ
予め決められたメンテナンスなどであればサーバー管理者にはメールなどで事前連絡がいくかと思いますが、緊急メンテナンスで該当サーバーを使っていればメールが届かないことも考えられるので異変を感じたらこちらからチェックすることが必要です。
根本的な解決策としては障害メンテナンスの対応状況を見守るしかないのですが、クライアントに迷惑をかけない為にも対処の手立てを用意しておくことが大切です。
メール障害への対処法１：別のサーバー、ドメインを利用した代表アカウントを作成しておく
通常使用しているメールサーバーと別のサーバーを使用した代表アカウントを用意しておくことで、一斉に障害に関するアナウンスをクライアント連絡先に対して送ることができます。
障害復旧目途が近々で立っているのであれば復旧を待つのも手ですが、作業予定が延長されることも多々あります。
相手からしたら急ぎのメールを送っていて送信エラーも返ってきていないので相手は受信できていると思っていてもそれが受信出来ておらずトラブルに発展することも考えられるので頻繁にメールやりとりするクライアントに対しては案内メールを送っておくのが良いと思います。
対処法：具体例
wasabitaro@domain.com
普段使用（A社のサーバー利用）
eigyo@backupdomain.com
バックアップ用代表アカウント（B社のサーバー利用）
- １、メールが届かない、送れないことに気付いた
- ２、障害情報を確認。例：A社社の障害・メンテナンス情報
- ３、作業終了に時間がかかりそう
- ４、代表アカウントeigyo@backupdomain.comから障害発生メールをクライアントに対して送信
- ・メールサーバーに障害が発生中
- ・発生時刻、解消予定時刻
- ・その前後にメールをwasabitaro@domain.com宛に送信している場合は届いていない可能性も考えられるので、急ぎのメールの場合は代表アカウントeigyo@backupdomain.comまで再度送信もしくは電話対応をお願い。それ以外は復旧後随時対応するということとお詫びの旨
。
メール障害への対処法２：ウェブメール（Gmail）の利用
Googleのメールサービス、Gmailには独自ドメインを設定できる有料版（G Suite Basic）とGoogleのドメインを使用する無料版gmail.comがありますが、gmail.comを利用することで通常メールサーバートラブル時にもメール送信が可能です。
またその場合でもメールの受け手側には独自ドメインで送られたように見せることができます。
対処法：具体例
wasabitaro@domain.com
通常メールサーバー（A社のサーバー利用）
普段はPOP受信を利用してGmailの管理画面でメール受信。
メール送信もメールアカウントの追加で独自ドメインとしておくれるよう設定。
※この際送信に関してはA社のサーバーではなくgmailのサーバーを利用。
- １、メールが届かないことに気付いた
- ２、障害情報を確認。障害・メンテナンス情報
- ３、作業終了に時間がかかりそう
- ４、Gmailを利用して障害発生メールをクライアントに対して送信
・メールサーバーに障害が発生中
・発生時刻、解消予定時刻
・その前後にメールをwasabitaro@domain.com宛に送信している場合は届いていない可能性も考えられるので、急ぎのメールの場合はwasabitaro@gmail.comまで再度送信もしくは電話対応をお願い。それ以外は復旧後随時対応するということとお詫びの旨。
※再度送信してもらうメールアドレスとして対処法１と同じく代表アカウントを指定するのも良いですが、無料版Gmailを利用している場合アカウント取得の際に必要になるgmail.comのメールアドレスを裏番として使用することで一つの受信画面で両方管理できるのでおススメです。
メール受信はできるけれども動作が遅い場合
A社のウェブメールサービスの一つにRoundCube（ラウンドキューブ）というものがあります。RoundCube（ラウンドキューブ）を利用している場合、現状サーバートラブル解消後も高負荷がかかりログインやメールの閲覧に時間がかかってしまう場合がある為、安定的に使用するのであればOutlook等のメーラーを使用したPOP受信がおススメです。
