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Gmail POP受信遅延の軽減方法

投稿日:

独自ドメインのメールアドレスをGmailの「他のアカウントのメールを確認(POP受信)」で受信している場合、Outlookなどを使用していた場合と比較すると受信遅延が大きく感じてしまいます。
時間帯によっては数十分から数時間かかることも・・・。
ビジネスでメールを使用している場合受信遅延は色々なことに支障が出てくるので軽減方法のご紹介です。

※こちら方法でも数分の遅延や手間がかかるので数秒から数分単位のリアルタイム性を求めるのならGmailの他のアカウントからの受信機能は使用しない方が良い場合があります。

手動確認(受信を促す)方法

歯車マーク>設定>アカウントとインポート>メールを今すぐ確認する

をクリックすることで手動での受信を促すことができます。

※「メールを今すぐ確認する」をクリックするとメールの確認中となり1分ぐらい時間がかかる場合があります。
ここで何件か取得と表示されても受信トレイにすぐ反映されていないことがあるので「受信トレイ」もしくは「すべてのメール」の画面で何度か再読込してみて下さい。

まとめ

受信遅延の話題は数年前から出ていますが現状Gmail側の機能で確認間隔を短くすることなどはできないので今後の仕様変更も特に期待できないかもしれません。
慣れれば気にならない程度の負担なのでまずは手動での確認を試すことをおすすめします。

Gmailで独自ドメインのメール送受信

投稿日:

普段Outlookというメーラーを使用しない方でも独自ドメインでのメール送受信できる方法をご紹介します。

※有料版のGsuiteベーシックを利用することで下記の設定によらず独自ドメインのメール送受信もできますが、メールアカウント数毎に課金が発生します。弊社ではGsuiteの導入サポートも可能ですのでご相談下さい
参考:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

Gmailで独自ドメインのメール送受信

①Gmail管理画面の歯車設定アイコンからアカウントとインポート選択。メールアカウントを追加するをクリック

②独自ドメインのメールアドレスを追加

③他のアカウントから読み込むで次へ

④メールアカウント情報の入力。(※詳細はサーバーによってことなります。)

・ユーザー名→メールアドレス全て
・パスワード→メールアカウントパスワード
・POPサーバー→〇〇.secure.ne.jp 等
・ポート番号995に変更
・取得したメッセージのコピーをサーバーに残す(容量制限ない限りチェックあり推奨)
・メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する。(チェックあり)
・受信したメッセージにラベルを付ける(任意)
・メッセージを受信トレイに保存せずにアーカイブする(チェック無し推奨)

⑤アカウントが追加できたら独自ドメインから送信もできるように「次へ」

※後から送信の設定をする場合は、Gmail管理画面の歯車設定アイコンからアカウントとインポート>他のメールアドレスを追加

⑥相手に表示させる名前とメールアドレスを入力して次へ

「エイリアスとして扱います」はそのままチェック推奨
参考:
https://support.google.com/a/answer/1710338?ctx=gmail&hl=ja&authuser=0&visit_id=636960110109051177-2892550470&rd=1

⑦送信サーバー情報の入力

・SMTPサーバー→〇〇.secure.ne.jp 等 
この場合は受信サーバーと同じ
・ユーザー名→メールアドレス全て
・パスワード→メールアカウントパスワード
・ポート番号465に変更
・SSLを使用したセキュリティで保護された接続にチェック入れ、アカウントを追加

⑧ポップアップで確認コードを入力する欄が出るのでそちらを入力

※独自ドメイン宛てに確認コードが届くのでサーバーで転送をかけるなど何かしらで独自ドメインのアドレスを受信する必要があります。

⑨独自ドメインに届いたメールから確認コードをコピーして先ほどの欄に入力

[ご対応のお願い] 貴社のドメインで Gmail 情報保護モードがデフォルトで有効になります

投稿日:

Gmail 情報保護モードがデフォルトで有効!?対策は

Gsuiteを管理しているとGoogleから通知が来ることがありますが、下記のようなタイトルのメールが最近届いたようです。

[ご対応のお願い] 貴社のドメインで Gmail 情報保護モードがデフォルトで有効になります

「重要なお知らせ」とも書いており字も大きいので何か対策をとらないといけないのかとあせりますが・・・基本的には何もしなくて大丈夫です。

Gmail 情報保護モードとは

個人向け無料のGmailでも以前からベータ(試験運転)状態で提供されていましたが企業向け有料Gmail(Gsuite)でも機能として標準装備されたとのことです。

情報保護モードが不要でしたらGoogle管理コンソールから機能オフにすることもできます。

但し一律に送信メールが保護されるかというとそうでもなく、送信時に個別で設定する必要があるため、機能がオンのままでも特段影響はなさそうです。

情報保護と言いますが、肝心の機能の中身はどんなものでしょうか。

・受信者はメールや添付ファイルを転送、コピー、印刷、ダウンロードできない。
・相手方のメールの表示に有効期限(1日~5年)を設けられる
表示期限の自動、手動で切り替えもできます。
・メールを開くのにSMS(ショートメッセージ)を利用したパスワードを必要にできる

といったセキュリティ強化の機能のようですが、
メール送信時に個別で設定する必要があるので特に使用しなければ変わりありません。

情報保護で一安心?注意は必要

セキュリティに優れた情報保護モードを毎回使ったら一安心!
でしょうか?
実はそうともいえません。
受信側でスクリーンショットを撮ったり悪意あるプログラムの利用をすることでダウンロードや転送はできてしまうようですし、一度送付した情報保護メールの情報保護自体を取り消すことはできないようなので毎回情報保護を行っていると相手方には表示期限が過ぎたメールは表示されなくなってしまい業務上や心情的に色々と支障をきたすことも多くなると思います。

まとめ

Googleからいきなり重要なお知らせと案内が届くとビックリしますが基本的には特に設定を変更する必要もないと思うのでスルーでも良いかと思います。
利用する場合はここぞという時に利用する方が良いです。

参考:情報保護モードで Gmail のメールを保護する

Gmail使い方ヘルプ

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Gmail使い方 iphone 版 Gmail アプリ

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Gmail 送信者の区別の方法

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